We leven tegenwoordig met z’n allen veelal in de cloud. Series kijken we op Netflix, spelletjes doen we online en SMS’jes versturen doen we alleen nog als we in het buitenland zitten zonder 4G. Waarom zou de werkplek dan achter blijven? In deze blog lichten we je in over de 6 voordelen van werkplek digitalisering door middel van business tools van Google: G Suite. Met behulp van Google partners zoals Vinvu Software wordt G Suite in een mum van tijd ingericht voor jouw organisatie!
1. Nooit meer verloren werk
We kennen het allemaal. Je hebt urenlang aan een Word bestand gezeten en nét wanneer de laatste puntjes op de i staan, klapt de laptop uit. En hoewel je weet dat je eigenlijk tussendoor op hoort te slaan, was je zo druk bezig met je kunstwerk dat je dat straal vergeten ben. Dag werk, begin maar weer opnieuw!
Met G Suite is dit verleden tijd. In Google Docs worden alle veranderingen direct opgeslagen, in de cloud! Dus al kapt de laptop er voorgoed mee en is hij niet meer te redden, log je op een andere computer in en staat je werk klaar om weer opgepakt te worden. Dat geldt dus niet alleen voor Word bestanden, maar ook voor Excel, PowerPoint en zo nog veel meer bestandstypes waar Google een applicatie voor heeft geschreven!
2. Tegelijkertijd aan bestanden werken
“Ik stuur je even de nieuwste versie toe, dan kun je jouw werk erin voegen!”
Bijlage: blog(2)(3)-finaal.docx. Gelukkig ligt de tijd dat werk verloren gaat in het uitwisselen van bestanden ver achter ons. In G Suite kunnen medewerkers tegelijkertijd in hetzelfde bestand werken. Met het slimme programmeerwerk van Google, zie je de zinnen van je collega realtime verschijnen terwijl je zelf aan het werk bent in het bestand.
Maar het gaat verder dan alleen samen typen in een document. G Suite heeft bijvoorbeeld ondersteuning voor chatten in het document, commentaar plaatsen met feedback en grondige proofing tools om werk na te kijken en versies te beheren. Zo lever je als team je beste werk, makkelijker dan ooit tevoren!
3. Voor groot en klein
Met meer dan 5 miljoen aangesloten bedrijven biedt Google een oplossing voor elk soort klant: van grote Fortune 500 organisaties tot ZZP’ers. Zo wordt de G Suite in verschillende varianten aangeboden, met verschillende prijskaartjes natuurlijk! Zo kun je voor jouw organisatie de optie kiezen die het best past.
De Basic G Suite omgeving is voor veel zzp’ers en kleine teams al voldoende. Zo biedt G Suite mail vanuit je eigen domein (bijvoorbeeld hallo@bouwbedrijf.nl) in ‘s werelds meest populaire mailomgeving: Gmail. Daarnaast krijgen G Suite business klanten voor hun cloud omgeving ook nog eens extra beveiligingsmaatregelen die nog verder gaan dan de consumenten versie van G Suite.
4. Alle bestanden gebackupt in de cloud
Ook Google Drive is onderdeel van de G Suite. Hiermee kun je al je bestanden backuppen in de cloud. Naast het feit dat toegang tot bestanden verlenen aan medewerkers nog nooit zo makkelijk is geweest, houdt Google Drive ook verschillende versies van bestanden bij. Heb je per ongeluk iets verwijderd uit een bestand? Geen probleem, dan haal je de versie van gister even op!
Daarnaast betekent cloudopslag dat de computers in je bedrijf minder opslaggeheugen nodig hebben, want alles staat tenslotte in de cloud. Dit scheelt uiteindelijk in de kosten van de werkplek die je voor medewerkers neer moet zetten en de servers die je mogelijk lokaal hebt staan. Met de Drive Filestream software voor Mac OS en Windows voeg je de cloud schijf toe aan je computer, net als of het een interne harde schijf is. Hierdoor kunnen medewerkers moeiteloos werken met alle lokale programma’s als Photoshop of Office 365 die niet in de cloud draaien, maar aanwezig zijn op hun computers.
5. Gemakkelijk gebruikers beheren
Hier wordt de IT-verantwoordelijke gelukkig van: je kunt met G Suite enorm gemakkelijk gebruikers hun software en instellingen beheren. Dat wil zeggen dat je vanaf 1 beheerderspaneel kunt instellen welke beveiligingsinstellingen en apps medewerkers bijvoorbeeld op hun mobiele toestellen moeten gebruiken. Alle computers van het bedrijf langs gaan om iedereen op dezelfde software update te krijgen is niet meer van deze tijd. Dat wordt vanaf een bureau geregeld met twee drukken op de knop. Dat scheelt dus tijd én geld!
6. Makkelijk overstappen
Ben je al overtuigd dat G Suite dé oplossing is om jouw bedrijf de 21ste eeuw in te helpen, maar vrees je voor de implementatie hiervan? Vrees niet langer, want overstappen op Google’s G Suite kon niet makkelijker zijn. Google heeft een aantal migratie tools ontwikkeld om de overstap van mail- en data servers vlekkeloos te laten verlopen.
Bij Vinvu zijn we als Google Cloud Partner getraind om deze tools te gebruiken en kunnen je goed begeleiden in de technische overstap op G Suite. Daarnaast geven wij ook trainingen in het gebruik van de tools en mogelijkheden van G Suite aan jou team en kunnen advies op maat leveren voor de implementatie in jouw organisatie. Zo haal je de optimale ervaring uit G Suite voor jouw bedrijf. Geïnteresseerd in de mogelijkheden? Neem contact op!